Sebelum AL, terdapat beberapa hal yang perlu disepakati dan dikomunikasikan oleh pihak program studi. Persiapan ini dilakukan demi proses AL yang lancar tanpa terkendala. Apa saja yang perlu disiapkan?

• Administrasi
  • Undangan untuk koordinator dan asesor, pimpinan universitas, fakultas dan program studi, senat, staf akademik, mahasiswa berbagai angkatan, alumni, pengguna, staf pendukung, dan penerjemah
  • Pemesanan tiket dan akomodasi untuk koordinator dan asesor
  • Kendaraan transportasi untuk operasional selama AL
• Akses ke sarana dan prasarana
  • Kantor pengelola
  • Ruang kelas
  • Laboratorium
  • Ruang praktik
  • Sekolah laboratorium
  • Fasilitas layanan kesehatan mahasiswa
  • Ruang bimbingan dan konseling
  • Ruang staf akademik dll
• Dokumen terkait kurikulum
  • Peta kurikulum
  • Modul
  • Bahan ajar
  • Silabus
  • RPS
  • Contoh pekerjaan siswa
  • Contoh soal dan kisi-kisi ujian
  • Dokumen terkait bimbingan akademik, magang, dan tugas akhir
• Dokumen terkait penjaminan mutu internal
  • Kebijakan mutu akademik
  • Standar mutu
  • Manual mutu
  • Formulir mutu yang dimiliki
• Sistem informasi
  • Perpustakaan
  • Koneksi internet
  • IT
  • Aplikasi
  • Learning Management System
• Ruang kerja tim asesor yang dilengkapi LCD dan layar, koneksi internet, printer, spidol, papan tulis, dll
• Program studi juga menyediakan penerjemah jika bahasa Inggris bukan bahasa ibu dan sebagian besar dokumen tidak menggunakan bahasa Inggris